Gastautor Zeitmanagement

Wie das flexible Zeitmanagement für Eltern im Studium, Weiterbildung oder Promotion das Leben vereinfacht

Ich freue mich, dass ich euch heute einen Gastartikel von Katrin von Fernes Studium präsentieren kann.
Ihr findet Katrin natürlich auch online auf Instagram und Facebook!

Mütter in Studium, Weiterbildung oder Promotion müssen jeden Tag Höchstleistungen bringen. Sie jonglieren mit ihrem Studium, den Kindern, Haushalt, Sozialleben, Job und vielem mehr.
Und das alles unter einen Hut zu bekommen, ist nicht leicht.

Trotzdem sind alle genannten Bereiche vereinbar, wenn man sein Zeitmanagement flexibel gestaltet.
Ich habe selber in meinem Fernstudium zwei Kinder bekommen und musste durch viel Ausprobieren herausfinden, dass manche klassische Zeitmanagementmethoden im Studium mit Baby und Kind nicht funktionieren.

Wie das flexible Zeitmanagement für Eltern im Studium, Weiterbildung oder Promotion das Leben vereinfacht

Im Folgenden werde ich vier klassische Zeitmanagementmethoden aufgreifen und ihre flexible Alternative bzw. Modifikation vorstellen. Die Methoden sind aber auch wunderbar für Mütter und Väter geeignet, die nicht studieren.

Hier sind die vier Zeitmanagementmethoden und ihre Modifikationen:

1.) Detaillierte Tagespläne versus flexible To-Do-Liste:

Wenn man zum Beispiel im klassischen Zeitmanagement oder Projektmanagement ein Projekt oder eine Aufgabe plant, dann berechnet man den Zeitaufwand und teilt die jeweiligen Arbeitsschritte auf die jeweiligen des Monats oder der Woche auf.

Eigentlich weiß man am Anfang der Woche schon ziemlich gut, was in den nächsten Tagen anliegt. Der Theorie nach gibt es keine Unwägbarkeiten oder nur sehr wenige.
Man kann seine Arbeitsblöcke abarbeiten und sich so von Meilenstein zu Meilenstein hangeln. Dafür werden dann ausführlich geschriebene To-Do-Listen geschrieben, die dann einfach abgehakt werden können.


Im Studium oder der Weiterbildung mit Kind sieht es natürlich anders aus. Schnell ist die Betreuung der Kinder gefährdet, weil z.B. eine Grippewelle den Großteil der Erzieher flachgelegt hat oder eine Masernepidemie die Stadt ergriffen hat.
Oder die Kinder haben eine normale Erkältung, die sie aber ans Bett fesselt. Oder kurz vor den Klausuren muss dein Partner auf eine wichtige Dienstreise und kann dir die Kinder nicht abnehmen, die dann natürlich auch spät und schlecht einschlafen.

Dann bringt dir eine detaillierte und starre Planung leider nichts. Natürlich solltest du schon wissen, was du in diesem Semester bzw. Monat und Woche erreichen willst. Und dann dafür die nötigen Arbeitsschritte aufzuschreiben, ist auch nicht verkehrt.
Aber deine Tagesplanung muss so flexibel sein, dass du auch Aufgaben nach hinten verschieben, delegieren oder sogar als unwichtig abhaken kannst. Fange doch z.B. an Tagen, an denen deine Kinder zu Hause sind, mit 5-Minuten-Aufgaben an. 
Das sind Aufgaben, die du in jeweils 5 Minuten erledigen kannst. Wenn du zwischen den Aufgaben unterbrochen wirst, ist das kein Beinbruch und du hast trotzdem etwas getan.

2.) Puffer einrechnen: 40 % versus 100 %:

Normalerweise raten Zeitmanagementratgeber, dass du auf deine geplanten Tätigkeiten bis zu 50 % Puffer addieren sollst.
Wenn dir das jetzt schon viel vorkommt, dann sage ich dir, dass es besser 100 % Puffer sein sollten.
Schon im Leben ohne Kinder kann dir immer etwas Unvorhergesehenes passieren, z.B. dass du krank wirst oder dass spontane Änderungen an einer Arbeit gemacht werden müssen.

Mit Kindern wird das Leben noch unwägbarer. Denn Kinder werden vor allem in der Winterzeit schnell krank und müssen dann auch schnell bis zu einer Woche zu Hause gesund gepflegt werden.
Oder deine Betreuung fällt aus, weil wieder der jährliche Betriebsausflug ansteht oder die Tagesmutter in den Urlaub fliegt und nichts angekündigt hat oder du es vergessen hast.
Dann ist es unheimlich beruhigend, wenn du weißt, dass du viel Zeit hast, um diese Aufgabe zu erledigen. Mit 100 % Puffer kannst du viel entspannter, dein Studium oder deine Weiterbildung mit deiner Familie und deinem Job vereinbaren.

3.) Eisenhower-Matrix: klassisch versus integrativ:

Diese Matrix ist so etwas wie der heilige Gral des Zeitmanagements. Heilig ist er, weil versprochen wird, mit der Priorisierung der Aufgaben das Chaos deiner To-do-Listen und der Aufgabenzettel zu beseitigen.

Ganz einfach gesagt, unterteilt man seine anstehenden Aufgaben in wichtig oder unwichtig und dringend und nicht-dringend.
Ziemlich einleuchtend ist, dass man die wichtigen und dringenden Aufgaben zuerst erledigt. Und dann werden die nicht-wichtigen und nicht dringenden Aufgaben einfach von der To-do-Liste gestrichen.
Die wichtigen und nicht-dringenden Aufgaben werden terminiert, also auf einen anderen Zeitpunkt verschoben. Und die nicht-wichtigen und dringenden Aufgaben werden, wenn möglich, an eine andere Person delegiert.

Jetzt muss man sich aber vorstellen, wie eine Mutter versucht, die Eisenhower-Matrix anzuwenden.

Da entstehen schnell mehrere Probleme: Als erstes erstellt sie vielleicht die Prioritäten im Job oder Studium und vergisst die Prioritäten ihrer Familie oder umgekehrt.
Oder die Prioritäten aus den verschiedenen Bereichen kollidieren und die Zeit für die Bearbeitung reicht nicht aus.
Oder sie steht verzweifelt vor einem Berg wichtiger und dringender Aufgaben und weiß nicht, wo sie anfangen soll.

Integratives Arbeiten und Priorisieren nach der Eisenhower-Matrix bedeutet, dass du dir jeden Tag wieder deine anstehenden Aufgaben anschaust und entscheidest, was unbedingt heute gemacht werden muss (z.B.: Deadline ist heute!) und was für dein Studium, Arbeit und Familie (und Hobbys, Ehrenamt, Sozialleben, etc.) wichtig ist.

Das heißt, du priorisierst die Aufgaben der Bereiche so, dass alle Bereiche abgedeckt werden. Du kannst so auch spontan auf die Unwägbarkeiten deines Familienlebens reagieren und vielleicht To-dos im Studium verschieben, weil deine Kinder gerade Priorität haben.
Es ist aber auch wichtig, Dinge (gezielt) zu verschieben, zu delegieren und vor allem: wegzustreichen.
Nicht alles muss gemacht werden und schon gar nicht sofort. Das nimmt Druck und macht dich in deiner Planung sehr flexibel.

4.) Paretoprinzip: einfach und flexibel:

Vom Paretoprinzip hast du vielleicht schon gehört.

Es heißt ganz vereinfacht, dass du mit 20 % des normalen Aufwandes schon 80 % des Ergebnisses erreichst.
Alles was du danach versuchst, um auf 100 % des Resultates zu bekommen, ist ein unverhältnismäßiger Aufwand.
Ich bin ein großer Fan dieser Regel, weil sie so einfach ist.
Tatsächlich stelle ich jetzt keine wirkliche Modifikation vor, sondern Beispiele, wie du die Regel im flexiblen Zeitmanagement einsetzen kannst.

Eigentlich ist dieses Prinzip der Aufruf zu weniger Perfektionismus.

Es sagt dir ganz deutlich: „Hey, das reicht und ist genug! Gut ist gut genug!“
Nimm z.B. das Beispiel des Lernens für eine Klausur. Wenn du als Mutter studierst, dann strebst du  weniger den 1er-Schnitt an, sondern willst vor allem bestehen (mit einer guten bis mittleren Note).

Dann reicht es wirklich, wenn du 20 % Aufwand betreibst, bestehst und mit der restlichen Zeit an anderen Aufgaben arbeitest. Oder du machst du einfach mal Gedanken, welche Bereiche deines Lebens wirklich perfekt sein müssen. Oder wo du einfach mal fünf gerade sein lassen kannst und dafür mehr Energie und Zeit in andere Bereiche stecken kannst.

Ich hoffe, dass dir diese Zeitmanagementtipps geholfen haben, auch wenn du nicht studierst oder in einer Weiterbildung bist, und wünsche dir eine erfolgreiche und entspannte Woche!

Natürlich freue ich mich auch auf Kommentare oder eigene Erfahrungen mit diesen Zeitmanagementtools.

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About the author

Claudia

Claudia

Gründerin & Chefredakteurin von FulltiME.
Vollzeitbeschäftigte Ehefrau und Mama einer Tochter.
"You are not too busy. It's just a matter of priorities".
Claudia möchte mit dem Magazin gerne zeigen, wie man Beruf, Familie und eigene Bedürfnisse unter einen Hut bekommt.

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