Fünf Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Homeoffice

Ich freue mich euch heute von Linda, die auf DiesesMamaDing.de schreibt, einen Gastartikel veröffentlichen zu dürfen. 
Ich hatte bereits die Möglichkeit für ihren Blog einen Artikel zum Thema “Homeoffice mit krankem Kind” zu verfassen – und nun lest ihr hier etwas von ihr. Viel Freude!

Fünf Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Homeoffice

Liebe Leser/innen des FulltiME Magazins,

ich freue mich, euch heute ein paar Tipps mit auf den Weg zu geben, wie ihr euch im Homeoffice besser organisiert. Denn als arbeitende Mama, auf die viele Ablenkungen zu Hause warten, ist das oft gar nicht so leicht. Das weiß ich aus eigener Erfahrung. Seit über einem Jahr arbeite ich als selbstständige Redakteurin und Texterin von zu Hause aus und muss euch sicher nicht erzählen, dass es ein komplett anderes Arbeiten ist als in einem Büro mit Kollegen. Für mich derzeit aber definitiv die beste Wahl und ein gutes Zeitmanagement ist dabei unumgänglich.

Zeitmanagement im Homeoffice

Aufstehen, frühstücken, fertigmachen und ab geht es für den Nachwuchs in den Kindergarten. Sobald in das morgendliche Chaos etwas Ruhe einkehrt, beginnt für mich der Arbeitstag. Bei einer zweiten oder – bei Bedarf auch – dritten Tasse Kaffee, setze ich mich an meinen Schreibtisch, werfe einen Blick auf Kalender und To-do-Liste und schaue, was der Tag so bringt.

Obwohl ich im Homeoffice arbeite, habe ich feste Arbeitszeiten. Die brauche ich einfach, um wirklich produktiv zu sein. Nicht immer gelingt der pünktliche Arbeitsbeginn, aber Pi mal Daumen starte ich fast jeden Morgen in meinem festgelegten Zeitfenster mit den anfallenden Aufgaben.

So ein Zeitfenster nimmt gleich ein wenig den Stress und lässt mich den Arbeitstag entspannter angehen, als wenn ich mir vornehme, jeden Morgen um Punkt neun Uhr anzufangen. Und weil ich mein eigener Chef bin, räum ich mir diese Gleitzeit gerne ein.

Nichtsdestotrotz ist es mit dem Arbeitsbeginn nicht getan, denn, wenn ich auf dem Weg ins Arbeitszimmer an einem riesigen Wäscheberg vorbeilaufe oder die Krümel vom Frühstück noch auf Esstisch und Boden verteilt liegen sehe, braucht es ganz schön Disziplin, all das weiterhin links liegen zu lassen. Warum das aber halb so schlimm ist, erzähle ich euch später.

Oft werde ich gefragt, wie ich es eigentlich schaffe, mich wirklich jeden Morgen zum Arbeiten an meinen Schreibtisch zu setzen. Die Antwort ist ganz einfach: Disziplin!

Dazu muss ich sagen, dass ich seit jeher zu den Menschen gehöre, die diese Disziplin sehr gut aufbringen können. Schon während des Studiums war das kein Problem für mich. Meistens jedenfalls. Allerdings ist mit Familie und Haushalt die Situation noch mal eine ganz andere. Um das zu schaffen, helfen mir die folgenden fünf Zeitmanagement-Tipps.

5 Tipps, wie Du Dich im Homeoffice gut organisierst

#1 Die Pomodoro-Technik

Das ist der wohl beste Tipp, den ich euch geben kann. Diese Technik hilft mir fokussiert und konzentriert zu bleiben. Die Technik heißt übrigens so, weil ihr italienischer Erfinder eine Küchenuhr in Form einer Tomate (ital. Pomodoro) zur Zeitmessung genutzt hat.

Die Technik funktioniert folgendermaßen: Ihr stellt euch einen Wecker, Timer oder Ähnliches auf 25 Minuten. In der Zeit arbeitet ihr konzentriert und ausschließlich an eurer Aufgabe. Keine Ablenkung durch Smartphone, Telefon, Tablet und Co. Auf die 25 Minuten konzentrierte Arbeit folgt dann eine Fünf-Minuten-Pause, in der ihr bestenfalls auf das Handy verzichtet und stattdessen lieber vom Schreibtisch aufsteht, um euch ein wenig zu bewegen. Danach geht es dann von vorne los: 25 Minuten arbeiten, wieder fünf Minuten Pause. Das wiederholt sich insgesamt vier Mal, bevor dann eine 30-minütige Pause ansteht, in der ich auch gerne mal wieder in mein Smartphone schaue. Im Anschluss an die große Pause, geht dann alles wieder von vorne los.

Der absolute Clou an dieser Technik ist für mich, dass ich die kurzen Pausen meistens nutze, um im Haushalt klar Schiff zu machen. Und ich kann euch sagen, das klappt wunderbar. In fünf Minuten ist zumindest schon mal ein Drittel der Wohnung gesaugt, die Waschmaschine angeschmissen oder die Spülmaschine eingeräumt.

#2 Das Parkinsonsche Gesetz

Es besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Ich erläuter euch das mal genauer. Wenn ich mir, um diesen Blogartikel zu schreiben, jetzt eine Woche Zeit gegeben hätte, dann hätte ich auch eine Woche dafür gebraucht. Wenn ich mir allerdings nur drei Tage Zeit dafür gegeben hätte, dann wäre ich auch in drei Tagen fertig geworden. Das Prinzip dahinter ist ganz einfach: Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, umso eher nehmen wir uns diese auch. Je weniger Zeit vorhanden ist, desto mehr konzentrieren wir uns auf das Wesentliche und schaffen die Aufgabe deshalb auch schneller.

#3 Das Pareto-Prinzip

Seit ich diesen Tipp umsetze, bin ich wesentlich entspannter geworden. Die Idee dahinter ist, dass wir mit 20 % unserer Energie 80 % unserer Arbeit erledigen können. Die restlichen 20 % Arbeit kosten uns allerdings 80 % Aufwand. Denn im Laufe des Arbeitstages geht nun mal Energie verloren, die muss natürlich erst einmal wieder aufgeladen werden. Also ist es sinnvoll nach 80 % getaner Arbeit, auch mal Fünfe gerade sein zu lassen. Besser setzen wir uns später wieder an die Aufgabe. Oder sogar erst am nächsten Tag.

#4 Ablenkungen vermeiden

Wie schon bei der Pomodoro-Technik erwähnt, ist der wohl wichtigste Tipp, um im Homeoffice ein gutes Zeitmanagement zu haben, Ablenkungen zu vermeiden. Den wohl größten Übeltäter, wenn es um das Thema Ablenkung geht, kennen wir doch sicher alle: Es ist das Smartphone. Während ich arbeite, ist es zwar immer in meiner Nähe, schließlich kann es sein, dass der Kindergarten mal anruft oder sonst etwas Wichtiges ist. Aber ich sorge trotzdem dafür, dass es mich möglichst wenig ablenkt. Damit das auch funktioniert, müsst ihr nicht gleich den Ton ausstellen, es reicht schon alle Push-Benachrichtigungen, sei es von Instagram, Facebook oder Twitter zu deaktivieren. So pingt und blinkt nicht ständig irgendetwas auf und verleitet dazu, schnell mal nachzuschauen.

#5 Einen Stundenplan erstellen

Der letzte und mindestens genauso wichtige Punkt ist der, sich selbst ausreichend Puffer- und Pausenzeiten einzubauen. Das gelingt mir mit der Pomodoro-Technik schon ganz gut, aber mit einem Stundenplan fast noch besser. So blocke ich mir an jedem Tag der Woche feste Zeiten für feste Aufgaben. Das heißt, es gibt Tage, an denen ich hauptsächlich texte, Grafiken erstelle oder die Buchhaltung mache.

Ganz wichtig und nicht zu vergessen, sind aber auch die Zeiten, die ich mir für meine Me-Time einräume. Das geschieht selten unter der Woche. Aber am Wochenende bin ich da inzwischen ziemlich streng geworden. Während ich zu Beginn meiner Selbstständigkeit fast durchgearbeitet habe, weiß ich mittlerweile sehr gut, dass auch ich Pausen brauche. Außerdem ist gerade das Wochenende mit der Familie äußerst wichtig für mich, um zu entspannen und neue Energie zu tanken. Das einzuhalten gelingt mir mit dem Stundenplan sehr gut. Für Notfälle lasse ich darin trotzdem gerne mal ein optionales Feld zum Arbeiten frei.

Ich hoffe, Euch haben die Zeitmanagement-Tipps gefallen und ihr könnt einige davon im Homeoffice umsetzen. Meine Produktivität haben sie jedenfalls um ein Vielfaches gesteigert und deshalb gebe ich sie gerne weiter.

Vielen Dank an das FulltiME Magazin, dass ich das hier tun durfte!

Mehr Mamathemen und Zeitmanagement-Tipps findet ihr auf meinem Blog diesesmamading sowie auf Instagram, Pinterest und Facebook.

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