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Zeitmanagement: mehr Zeit im beruflichen Alltag. Wie fange ich an?

Bevor ich euch zu meinem neuen Artikel zum Thema “Zeitmanagement: mehr Zeit im beruflichen Alltag” einlade, freue ich mich, dass ich euch mitteilen kann, dass dieser Artikel Teil einer Blogparade #Neustart ist.

Ihr habt die Möglichkeit bereits zwei Artikel zu lesen: einmal bei Karl-Heinz zum Thema “Recherche und Schreiben eines Blogs“, sowie bei Iréne den spannenden Artikel zum Thema Content-Aufbau in sozialen Medien “Eine starke Community in sozialen Medien aufbauen. Wie fange ich an?”.

Blogparade Neustart Iréne Social Media Aufbau Community

Beide Artikel finde ich absolut empfehlenswert für alle, die Interesse daran haben, sich online eine Präsenz aufzubauen.

Zeitmanagement: mehr Zeit im beruflichen Alltag

Ich habe doch keine Zeit!

Dieser Glaubenssatz ist das hartnäckigste, was mir jemals untergekommen ist. Verständlich machen kann ich ihn am einfachsten mit diesem Beispiel:

Paul möchte gerne mehr Sport machen. Er arbeitet als Geschäftsführer seiner eigenen Firma, hat eine Frau, 2 Kinder und programmiert in seiner raren Freizeit gerne Apps. Mit seiner Frau trinkt er außerdem gerne, wenn die Kinder im Bett sind, ein Glas Wein und lässt den Tag Revue passieren. Anschließend genießen sie häufig noch ein oder zwei Folgen ihrer Lieblingsserie, bevor sie schlafen gehen.

Und wo verdammt noch einmal, soll hier noch Zeit für Sport sein?

Es gibt einfach keine Lücken am Tag! Selbst Abends ist alles durchgetaktet.

Wir, von außen betrachtet, bestätigen Paul: du hast einfach keine Zeit für Sport. Wie ärgerlich (hast du ein Glück!)!

Ein wirklich hartnäckiger Glaubenssatz!

Ich sage: Paul hat Zeit für Sport. Ausreichend, um sich jeden Tag etwas sportlich zu betätigen.

Wie das funktionieren soll?

  • Paul möchte Sport machen, um lange gesund und fit in seinem Leben zu bleiben. Das sollte Priorität in seinem Leben haben.
  • Paul hat einige variablen in seinem Tagesablauf, die zu Gunsten des Sport weichen können: er könnte früher aufstehen, um eine halbe Stunde Sport zu machen. Er könnte das Programmieren seiner App an einigen Abenden austauschen – oder aber eine Folge der Lieblingsserie ausfallen lassen.

Paul priorisiert falsch – Zeit ist genügend da, er muss sie nur für die Dinge nutzen, die ihm wichtig sind.

Ein wenig Sport für ein gesünderes und längeres Leben sollte immer auf der Prioritäten-Liste weit oben stehen.

Es ist wichtig diese Glaubenssätze genau zu betrachten und sie zu entkräften, denn häufig stehen sie uns im Weg.

Glaubenssätze beseitigen

Nachdem Paul es nun geschafft hat ein wenig Sport in seine Routine einfließen zu lassen, möchte er die Chance ergreifen und sich auch in seiner Arbeitsroutine besser aufstellen.

Als Geschäftsführer seiner eigenen Firma mit einer Handvoll Angestellten ist seine To Do Liste täglich lang und kaum zu bändigen – so findet es jedenfalls Paul.
Auch seine Assistentin stöhnt unter der Arbeitslast immer häufiger auf.

Wie aber kann man seine Arbeitsweise verbessern und effektiver arbeiten?

Sobald Paul einen Überblick über seine To Dos gewonnen hat, sollte er mit Hilfe der Eisenhauer Matrix herausfinden, was wirklich wichtig ist:

Dafür zeichnet man sich – oder druckt meine Vorlage aus, die ich euch hier gerne zur Verfügung stelle – folgendes auf:

Zeitmanagement Methode Eisenhauer Matrix Download pdf

Die Eisenhauer Matrix: effektives Zeitmanagement

Das Befüllen ist einfach und simpel:

Oben links: Wichtig und dringend. Hier werden Sachen eingetragen, die wichtig sind und sofort erledigt werden müssen. Sie dulden keinen Aufschub.

Oben rechts: Wichtig aber nicht dringend. Hier kommen Dinge hinein, die wichtig sind, die aber in einem Zeitplan abgearbeitet werden können. Hier sollte man ganz klar festlegen wann diese Dinge erledigt werden sollen. Denn Tasks aus dem Feld 2 “Wichtig & Nicht dringend” können urplötzlich in das Feld “Wichtig & Dringend” rutschen.
Unbedingt täglich diese Aufgaben überprüfen und den Zeitstempel checken.

Unten links: Unwichtig aber dringend – diese Aufgaben sollten delegiert werden. Die Zeit eines Geschäftsführers ist hier vollkommen falsch investiert. Hier sollten seine Angestellten die Aufgaben übernehmen.

Unten rechts: Nicht dringend und unwichtig – diese Aufgaben kann man vorerst vergessen und man sollte am wenigsten Zeit hier verbringen. Meistens bietet es sich an, wenn Mitarbeiter hin und wieder die Aufgaben reviewen oder sie erledigen, wenn gerade ein Aufgabenloch ist.

Wenn man diese Matrix gewissenhaft gefüllt und seine Aufgaben verteilt hat, sollte sich schnell herausstellen, dass mehr Zeit für wichtige Dinge zur Verfügung steht als vorher.

Wieder ein bisschen mehr Zeit für eine Runde Sport – zum Beispiel in der Mittagspause ;).

Aber auch die Assistentin von Paul kann mit einem einfachen Schlag ihre Produktivität steigern:

Eat that Frog – geballtes Zeitmanagement

Morgens verschafft sie sich eine Übersicht über die Themen, die Paul ihr zugeteilt hat und die noch von gestern übrig geblieben sind.

Ohne große Umschweife und Überlegungen wird die größte Aufgabe sofort erledigt – Eat that Frog.

Bei dieser Zeitmanagement Methode steht Motivation im Vordergrund: wenn man zu Beginn des Tages den dicksten Brocken direkt erledigt hat, ist die Motivation hoch und man erledigt alle folgenden Aufgaben mit Leichtigkeit.

Und wenn der Frosch zu dick ist?

Manchmal ist die größte Aufgabe des Tages allerdings so groß, dass man sie kaum in einem Rutsch schaffen kann.

In diesem Fall ist es hilfreich, wenn man die Aufgabe etwas stückelt – und zu “einer Methode in der Methode” greift.

In der Regel lassen sich alle Aufgaben in mehrere Teile aufteilen. Auch Pauls Assistentin kann ihre Tasks stückeln.

Diese Möglichkeit nutzt man dann, um die Pomodoro Technik anzuwenden.

Pomodoro Technik

In der Pomodoro Technik stückelt man die Aufgabe auf – um sie dann abzuarbeiten.

Bevor man startet, schreibt man kurz und knapp auf, welche Tasks man erledigen möchte.
Hier keinen “Kleinkram” aufschreiben, sondern zügig die wichtigsten Punkte der Aufgabe niederschreiben.

Im Anschluss dann einen Timer auf 25 Minuten stellen und konzentriert anfangen abzuarbeiten.
Hierfür sollte man auf jeden Fall alle möglichen Unterbrechungen ausschalten. Social Media – LinkedIn, Instagram, Emails, Pinterest – gehört gemuted.

Nach Beendigung der 25 minütigen Arbeitsphase wird überprüft, welche To Dos erledigt sind (abhaken!) und dann startet eine kurze, 5-minütige Pause.

Nun wiederholt man diesen Vorgang weitere 3 Mal und nach Beendigung des vierten Durchgangs steht eine halbe Stunden Pause.

Der Vorteil dieser Zeitmanagement – Technik: das Gehirn kann sich mit den kurzen Phasen der Arbeit wirklich gut konzentrieren – man ist produktiv.
Die Erholungsphasen sind dann ein guter Reset für das Gehirn, um dann wieder motiviert und konzentriert durchzustarten.

Effektiver Arbeiten

Am Ende des Tages spart man Zeit ein, wenn man lernt effektiver zu arbeiten. Wenn man in der Lage ist, sich nicht ablenken zu lassen oder gar Multitasking betreibt.

Nichts desto weniger kommen früher oder später die Momente, in denen man scheitert. Egal wie gut das Zeitmanagement ist.

Erfolgreich scheitern

Scheitern ist in unserer Gesellschaft negativ belegt – dabei hat es im Grunde nur positives an sich:

Either you win or you learn

Es ist so einfach, wenn man erkennt, dass scheitern nichts negatives mit sich trägt. Wenn man den nicht-Erfolg anerkennt und sich fragt: was kann ich daraus lernen?
Wie kann ich es das nächste Mal besser machen?

Berühmte Persönlichkeiten, die gescheitert sind

Zu scheitern ist keine Schande. Viele berühmte Persönlichkeiten unserer Welt sind gescheitert.
Wer kennt sie nicht, die Geschichte von J.K. Rowling? Die Autorin, die an der Sozialhilfe bezog und nun vermutlich um die 770 Millionen Dollar schwer ist.

Bevor ihr Manuskript verlegt wurde, hatte J.K. Rowling viele Absagen erhalten. Und was wäre passiert, wenn sie aufgegeben hätte?

Niemand von uns hätte jemals Harry Potter lesen dürfen.

J.K. Rowling hat sich sicherlich in alle ihren Vorstellungen mit Verlagen in vielen Konflikten wieder gefunden – denn man las, dass es einige gab, die keinen Erfolg bei einem Roman gesehen haben, der von Zauberern handelt.
Noch dazu in einer Kindergeschichte.

Aber die Autorin blieb hart und hat wahrscheinlich auch erkannt, dass Konflikte auch Erfolg versprechen.

Wie genau das zusammengehört, könnt ihr bei unserer “Magazin-Mediatoren” Nadine Greck nachlesen: sie greift in ihrem Magazin das Thema “Konfliktlösung als Erfolgsfaktor – wie fange ich an?” auf.

Lest das gerne unbedingt nach!

Noch mehr zum Thema #dieblogparade #neustart findet ihr bei meinen Kollegen:

Karl-Heinz Limberg |KHL Lifestyle: “Recherche und Schreiben eines Blogs – Wie fange ich an?”

Dr. Iréne Kilubi | brandpreneurs & brandfluencers: “Eine starke Community in sozialen Medien aufbauen – Wie fange ich an?

Nadine Greck | Mediatorin für Wirtschaft & Familie: “Konfliktlösung als Erfogsfaktor – Wie fange ich an?

Jan Kiem | Coaching & Trainings mit Substanz: “Anleitung zur Selbsthypnose – Wie fange ich an?”

Heiner Boos | Denken wie ein Champion: “Mentale Kompetenz als Schlüssel zur Selbstbestimmung – Wie fange ich an?”

Chris Schiebel | Botschafter für Projektmanagement: “Leistungsfähigkeit trotz Stress im Projekt – Wie fange ich an?”

Heike Nirschl | Karrierecoach: “Jobwechsel – wie fange ich an?”

About the author

Claudia

Claudia

Gründerin & Chefredakteurin von FulltiME.
Vollzeitbeschäftigte Ehefrau und Mama einer Tochter.
"You are not too busy. It's just a matter of priorities".
Claudia möchte mit dem Magazin gerne zeigen, wie man Beruf, Familie und eigene Bedürfnisse unter einen Hut bekommt.

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