Selbstmanagement Zeitmanagement

7 Tipps mit denen man täglich > 20 Min. im Posteingang spart.

Es gibt einige Dinge, die uns tagtäglich begegnen und die uns täglich ein wenig Zeit klauen.
Dazu gehört auch der Email-Eingang.

7 Tipps mit denen man täglich > 20 Min. im Posteingang spart.

Hier mag der erste Gedanke sein: Nein, das stimmt doch gar nicht – die paar Minuten!
Wer aber einmal einen Blick auf die Statistik wirft, der sieht: doch gar nicht so wenig (im Iphone kann man unter Einstellungen – Bildschirmzeit – Alle Aktivitäten nachschauen, wie viel Zeit man in welchen Apps verbringt): Ich habe heute zum Beispiel nur über mein Handy mehr als 20 Minuten in meinem Posteingang verbracht.

20 Minuten! Im Posteingang!

Das lag sicher nicht daran, dass ich aufwendig Dinge hier erledigt habe – sondern das ist einfach der Tatsache geschuldet, dass ich immer wieder reingehe und nachschaue, wenn eine Mitteilung aufpoppt.

Das kann ja nicht die Lösung sein – man spart sich an allen Ecken und Enden Zeit zusammen und dann hampelt man 20 Minuten am Tag im Posteingang herum?

Nein.

Und so kommen wir gleich zu meinen Vorschlägen, wie man einige Zeit am Tag einsparen kann, weil man seinen Maileingang beherrscht:

  • Schalte die Benachrichtigungen für den Posteingang aus. Wenn man nicht gerade auf die eine wichtige Mail wartet, reicht es völlig aus, wenn man morgens oder abends einmal alle Mails abarbeitet.
  • Überlegt genau, welchen Newsletter ihr abonnieren möchtet. Ich finde es nicht notwendig alle Newsletter zu kündigen, aber einige löscht man meist ja ohne sie zu lesen – weg damit.

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  • Emails fallen unter die Drei-Minuten-Regel. Heißt: man erledigt seinen Task sofort. Löschen? Weg damit. Antworten? Dann sofort. In einen Ordner verschieben? Dann sofort.
  • Nutzt ihr Tastenkombinationen? Nein? Dann aber jetzt! Eine Email mit einer gewohnten Tastenkombination zu verschieben geht um ein vielfaches schneller und einfacher, als über diverse Klicks.
  • Sollte eine Email eine längere Antwort und / oder eine Recherche benötigen, das aber sofort nicht möglich sein: Markiert euch die Email, damit ihr sofort wisst, dass hier noch etwas zu tun ist.
  • Man kann sich leicht mit Regeln behelfen. Bestellbestätigungen zum Beispiel kann man so direkt in den vorgesehenen Ordner verschieben lassen. Thema erledigt und kein Task zu tun.
  • Es ist am besten, wenn man sich für die Bearbeitung von Emails einen festen Zeitpunkt aussucht. Immer nach dem Abendessen, oder nach dem Frühstück. Nach einiger Zeit der Gewöhnung klappt das fantastisch (nicht vergessen, die verlockenden Benachrichtigungen auszustellen! Man muss sich nicht unnötig challengen).

Nichts davon ist Rocket Science.

Aber darum geht es auch gar nicht. Es geht darum sich dieser Möglichkeiten bewusst zu werden und sie dann anzuwenden. Also: wahrscheinlich kennst du bereits jeden Trick hier in diesem Artikel.

Aber seien wir mal ehrlich: wie viele davon wendest du tatsächlich an?


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About the author

Claudia

Claudia

Gründerin & Chefredakteurin von FulltiME.
Vollzeitbeschäftigte Ehefrau und Mama einer Tochter.
"You are not too busy. It's just a matter of priorities".
Claudia möchte mit dem Magazin gerne zeigen, wie man Beruf, Familie und eigene Bedürfnisse unter einen Hut bekommt.

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