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Prioritäten richtig setzen – die Eisenhauer Matrix

Ich freue mich euch heute den Start meiner ersten kleinen Serie verkünden zu dürfen! In den nächsten Wochen möchte ich euch gerne einige Artikel plus einen Podcast (!!!!) zum Thema Prioritäten setzen vorstellen.

Beginnen möchte ich mit einem Artikel, der euch eher beruflich als privat unterstützt und euch die Eisenhauer Matrix ans Herz legen. Let’s go!

Wie ich auf die Idee dieser Serie kam.

Meine Leserin Bella schrieb als Kommentar zu meinem Blogpost “6 Tipps für ein besseres Zeitmanagement” kürzlich folgendes:

[…] Zu oft setzt man Prioritäten ungünstig, weil man es allen Recht machen will.

Stimmt – und wir alle erkennen uns hier wieder, oder?
Wie häufig nehmen wir uns Zeit für Dinge, die im Grunde völlig unnötig und / oder unwichtig sind, die wir aber glauben tun zu müssen.

Bestes Beispiel: Verabredungen mit Freunden

Verabredungen mit Freunden sind ein ganz typisches Beispiel, was dieses Missmatch angeht.
Klar freuen wir uns auf ein Treffen mit unseren Freunden, aber manchmal passt es einfach nicht in unser Zeitmanagement.
Denn eigentlich müssten wir dringend mal putzen, müssten Zeit mit dem Mann verbringen, die Wäsche bügeln, ein paar Mails am Abend abarbeiten .. oder, oder, oder.

Es gibt viel zu tun, aber mit einem bisschen schlechten Gewissen im Hinterkopf schmeißen wir uns in High Heels und genießen einen Cocktail mit Freunden.

Am nächsten Tag fängt der Tag wieder früh an, man hat viel Daily Business zu erledigen und .. irgendwie bleibt doch wieder was liegen. Im Zweifel genau das, was wir gestern Abend schon zu Gunsten der Cocktails haben schleifen lassen.

Es stellen sich nun also zwei Fragen:

  1. Sind die Tasks, die wir aufschieben, bis sie vergessen sind, hinten runter fallen, oder “auf den letzten Drücker” gemacht werden, vielleicht gar nicht so wichtig? Um nicht zu sagen “unwichtig”?
  2. Wieso stehen solche Dinge auf einer To Do Liste, wenn sie sowieso immer wieder hinten runter fallen?

Die Eisenhauer Matrix

Solche Fragen lassen sich hervorragend mit einer sogenannten Eisenhauer oder Priority Matrix auflösen.
Die Matrix ist super unkompliziert aufzumalen und dabei aber unfassbar hilfreich.
(Für alle, die nicht malen möchten, habe ich die Matrix als .pdf zum Ausdruck angehängt. )

Wie ihr sehen könnt, ist die Matrix simpel in vier Teile aufgebaut und mit vier Labels versehen: Wichtig | Dringend | Nicht Wichtig | Nicht Dringend.

Wenn ihr nun also einen dicken Brocken mit To Dos vor dem Latz habt und nicht genau wisst, wo und wie ihr anfangen sollt: Schnappt euch einen Ausdruck meines Printables und legt los!
Ihr schreibt ganz einfach auf, welches To Do in welchen Quadranten gehört.

In meiner aufgezeichneten Matrix (Eisenhauer Matrix FulltiME Magazin) würde es für die Abarbeitung der To Dos folgendes bedeuten:

Make it work!

  1. Oben links: SOFORT ERLEDIGEN – Priorität 1. Die Sachen, die hier eingetragen sind, sind dringlich und wichtig. Sie werden sofort erledigt.
  2. Oben rechts: ZEITPLAN AUFSTELLEN – Priorität 2. Nicht dringend, aber wichtig. Dinge in diesem Quadranten sollten in einem Zeitplan stehen und damit sollte entschieden werden, wann ihr sie tut. Reviewt diese Tasks regelmäßig (täglich?). Dinge können schneller als gedacht in das Feld Dingend & Wichtig rutschen.
  3. Unten links: DELEGIERE – Priorität 3. Das ist im Privatleben nur eingeschränkt möglich, aber gerade beruflich ist das eine gute Option für Unternehmer, Vorgesetzte oder Selbstständige. Aber auch unter Kollegen ist delegieren durchaus möglich. Kollegen, die noch nicht so lange dabei sind, Werkstudenten, Praktikanten oder Kollegen, die gerade eine Projektpause haben, freuen sich auch über diese Arbeiten. Die Sachen sind dringlich, haben aber keinen Zeitstempel. Im Privatleben bin ich dazu übergegangen diese Dinge zu tun, wenn zufälligerweise mal in den beiden anderen Feldern nichts zu tun ist, oder wenn ich kleine Zeitfenster habe, in denen es sich nicht lohnt, größere Dinge anzufangen. Dieses Vorgehen hat sich bisher als recht funktional herausgestellt.
  4. Unten rechts: VERGISS ES VORERST – Priorität 4. Dinge die unwichtig und ohne Zeitdruck sind: weg damit! Hier sollte man am wenigsten Zeit verbringen. Privat schreibe ich wenige Dinge hier rein – weil am Ende muss das Meiste doch gemacht werden. Im Job landet hier aber doch der eine oder andere Punkt – ich erledige sie gerne kurz und knapp (so sorgfältig wie möglich!) in Pausen, in denen ich nichts “besseres” zu tun habe.

Wann nutze ich die Priority Matrix?

Die Antwort würde ich gerne aufteilen: privat ist es schwerer die Aufgaben in die Priority Matrix einzutragen, aber durchaus sinnvoll, wenn die To-Do Liste zu lang und unübersichtlich wird.
Gemeinhin würde ich in so einem Fall erst einmal empfehlen den dicksten und unangenehmen Brocken zu erst zu erledigen (Eat the Frog!), aber hin und wieder steht man auch wie versteinert vor einem Berg Aufgaben und weiß weder vor noch zurück. Hier hilft die Matrix auch im privaten Bereich ganz fantastisch.

In der Arbeit ist die Liste täglich sinnvoll anzuwenden.
Morgens nach Arbeitsbeginn einfach einen Blick darauf werfen und im Laufe des Arbeitstages neue Aufgaben direkt eintragen (wobei ich auch hier eine zweite Empfehlung geben möchte: Alle Aufgaben, die schneller als in 2 Minuten zu erledigen sind, werden sofort erledigt!).
So bleibt der Überblick immer gewährt und man kann sicher gehen, alle Aufgaben gewissenhaft und nach Dringlichkeit abzuarbeiten.

Fazit

Es gibt viele gute Möglichkeiten sich im Privatleben und im Job mit ein paar kleinen Tricks einen guten Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu verschaffen.
Die Priority Matrix ist ein simples, aber effektives Tool, das gerade bei einer unübersichtlichen To-Do Liste mit unklaren Prioritäten schnell und einfach Abhilfe schafft.

⚠️ Könntet ihr euch vorstellen, die Priority Matrix im Privatleben oder im Job anzuwenden? Oder habt ihr es vielleicht schon getan? ⚠️

Grafik: vielen Dank an Ireen von Selbstgemacht leicht gemacht. 
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About the author

Claudia

Claudia

Gründerin & Chefredakteurin von FulltiME.
Vollzeitbeschäftigte Ehefrau und Mama einer Tochter.
"You are not too busy. It's just a matter of priorities".
Claudia möchte mit dem Magazin gerne zeigen, wie man Beruf, Familie und eigene Bedürfnisse unter einen Hut bekommt.

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